Base de conocimientos

Una guía en lenguaje claro de Preplanning Gantt. Sin jerga — solo cómo hacer las cosas.

¿Nuevo aquí? Preplanning Gantt te permite bosquejar un proyecto en una línea temporal dentro de Jira antes de crear incidencias reales de Jira. Mueve cosas, prueba ideas, afina el plan — y solo entonces conviértelo en trabajo real. Piensa en ello como una pizarra para tu calendario que vive junto a tu proyecto.

Primera instalación (admins)

Tras instalar Preplanning Gantt desde el Marketplace, un administrador de Jira debe hacer esto una vez para que la app aparezca en los proyectos y pueda sincronizar campos con Jira. App settings solo está disponible para admins.

1. Abra Apps → Preplanning Gantt (página global de la app).
2. Haga clic en App settings.
3. Abra la pestaña Access & mapping.
4. En Per-project settings, busque el proyecto donde debe aparecer la app y active Show in project. Hasta entonces, la pestaña Preplanning Gantt permanece oculta en ese proyecto.
5. Haga clic en Edit template… de ese proyecto y mapee los campos de Preplanning Gantt a los campos de Jira (fechas de inicio/fin, summary, assignee y cualquier otro campo necesario para Send to Jira / Sync / Import). Los planes nuevos de ese proyecto usan este mapeo.
6. Opcional: permitir que un líder de proyecto (u otros no admins) editen el mapeo de campos — haga clic en Mapping access… del proyecto (o configure el valor predeterminado del sitio en Per-plan field mapping access) y conceda usuarios o grupos concretos. Por defecto solo los administradores de Jira pueden cambiar los mapeos.

También puede definir un mapeo predeterminado del sitio con Edit site default mapping… en la misma pestaña; una plantilla de proyecto lo sustituye para los planes nuevos de ese proyecto.

¿Listo con la configuración de admin? Continúe en Primeros pasos para crear el primer plan.

Primeros pasos

Puedes abrir Preplanning Gantt en dos lugares:

• Dentro de un proyecto — busca la pestaña Preplanning Gantt en tu proyecto Jira. Muestra los planes de ese proyecto.
• Desde el menú Apps — la página global de Preplanning Gantt muestra todos tus planes, agrupados por proyecto.

Crea tu primer plan:

1. Abre la pestaña Preplanning Gantt y haz clic en + New plan.
2. Ponle un nombre (y una descripción breve si quieres).
3. Se abre el plan. Añade tu primera tarea y empieza a arrastrar cosas en la línea temporal.

No te preocupes por hacerlo perfecto — un plan es un borrador que puedes cambiar en cualquier momento, y crea cero incidencias de Jira hasta que tú lo decidas.

¿No ve la pestaña Preplanning Gantt en un proyecto? Un admin debe activar Show in project — consulte Primera instalación (admins).

Trabajar con planes

Un plan es una línea temporal — normalmente un proyecto, release o iniciativa. Puedes tener tantos como quieras.

• Abrir un plan — haz clic en su tarjeta. El último plan que abriste vuelve automáticamente la próxima vez.
• Renombrar o editar descripción — haz clic en el menú ⋯ de la tarjeta del plan → Rename (solo el propietario).
• Eliminar un plan — ⋯ → Delete. Verás una advertencia con cuántas tareas contiene.
• Marcar como favorito — haz clic en la estrella (☆) de una tarjeta para fijarla en la pestaña Starred.
• Planes recientes — la página global mantiene una fila de planes que abriste recientemente.
• Volver a la lista — haz clic en ← All plans arriba a la izquierda mientras editas.

Añadir y organizar tareas

Las tareas son las filas de tu plan. Cada fila se convierte en una barra en la línea temporal.

• Añadir una tarea — haz clic en + Add task bajo la lista, o pasa el cursor sobre una fila y haz clic en + para añadir una tarea debajo (una hija).
• Añadir en la línea temporal — haz clic en un área vacía del carril de fechas de una fila y aparece una tarea nueva con esas fechas.
• Crear una lista / jerarquía — las tareas pueden tener subtareas. Una tarea con hijos se convierte en una fila resumen que las agrupa.
• Sangría / quitar sangría — selecciona una tarea y pulsa Tab para colocarla bajo la fila superior, o Shift+Tab para sacarla.
• Reordenar — cambia la ordenación a Manual, luego arrastra filas arriba y abajo.
• Hitos — marca una tarea como hito (una fecha importante única, mostrada como un rombo ◆) en su panel de detalles.
• Contraer / expandir — haz clic en ▼ junto a una fila resumen, o usa el botón ▲/▼ para plegar todo de una vez.

La línea temporal

El lado derecho es la vista de calendario. Las barras muestran cuándo ocurre cada tarea.

• Mover una tarea — arrastra el centro de su barra a izquierda o derecha.
• Cambiar la duración — arrastra el borde izquierdo o derecho de la barra.
• Acercar o alejar — usa Zoom para Day, Week, Month y Quarter. Hour aparece solo cuando el modo por horas está activo.
• Ir a hoy — haz clic en Today. Una línea vertical marca el día actual.
• Cancelar un arrastre — pulsa Esc mientras arrastras para deshacerlo al instante.
• Fines de semana y festivos — los días no laborables aparecen sombreados en gris, y puedes ocultarlos por completo (consulta Calendarios más abajo).

¿Cometiste un error? Usa Undo (↶) y Redo (↷) arriba, o pulsa Ctrl/⌘+Z.

Modo por horas (precisión horaria)

Por defecto, las tareas usan solo fechas — «empieza el lunes, termina el viernes». Activa Time precision / Hours mode en Settings → Display cuando necesites más detalle: «empieza el lunes a las 9:00, termina el miércoles a las 17:30».

• Activarlo — Settings → Display → marca Time precision / Hours mode.
• Zoom por horas — una vez activado, la opción Hour aparece en Zoom. Al arrastrar barras, se ajustan a horas.
• El zoom por días sigue funcionando — en vista Day sigues viendo y conservando horas concretas al mover tareas.
• Detalles de tarea — los campos de inicio y fin muestran selectores de fecha y hora en lugar de solo fecha.

El modo por horas es ideal para entregas el mismo día, turnos o cualquier cosa más corta que un día completo. Si solo planificas en días enteros, déjalo desactivado — es más simple.

Vincular tareas (dependencias)

Una dependencia es una regla que dice «esta tarea depende de aquella». Por ejemplo: no puedes pintar la pared hasta que esté construida.

Para crear un vínculo: cambia el modo a Dependencies, pasa el cursor sobre una barra hasta que aparezcan puntos de anclaje, luego arrastra de una barra a otra.

Hay cuatro tipos de vínculos. En palabras sencillas:

• Finish → Start (FS) — el más común. B empieza después de que A termine. («Construir, luego pintar.»)
• Start → Start (SS) — B empieza cuando A empieza. («Ambos empiezan juntos.»)
• Finish → Finish (FF) — B termina cuando A termina. («Ambos terminan juntos.»)
• Start → Finish (SF) — poco común. B no puede terminar hasta que A empiece.

También puedes añadir lag — un intervalo en días, como «empezar 2 días después de que termine la otra». Para cambiar o eliminar un vínculo, haz clic en su flecha y pulsa Delete, o abre el panel de detalles de la tarea y edita sus Predecessors / Successors.

Programación automática

Preplanning Gantt puede mover tareas vinculadas por ti cuando arrastras cosas, para que tu plan se mantenga coherente. Eliges qué tan agresivo es esto en Settings → Planning:

• Off — los vínculos solo se dibujan como flechas; nada se mueve automáticamente.
• Forward — si retrasas una tarea y se solaparía con algo que depende de ella, esa dependiente también se retrasa. (Nunca adelanta cosas.)
• Strict — las tareas vinculadas permanecen estrechamente conectadas sin huecos.
• Group — mueve una tarea y todo lo vinculado a ella se desplaza la misma cantidad, como mover un tren de vagones.

Dos opciones más útiles:

• Parent dates — deja que una fila resumen se estire automáticamente para cubrir sus hijos.
• Move children with parent — arrastra una fila resumen y todas sus subtareas vienen con ella.

Calendarios y días laborables

Preplanning Gantt entiende que la gente no trabaja fines de semana ni festivos, así que las duraciones coinciden con la vida real.

• Días laborables de la semana — en Settings → Planning, activa o desactiva lun–dom.
• Plan holidays — añade días libres solo para este plan.
• Project holidays — establece días libres para todos los planes de un proyecto, desde Project holidays… en la lista de planes.
• Show only working days — oculta columnas de fin de semana y festivos para una línea temporal más compacta.

Líneas base (antes y después)

Una baseline es una instantánea guardada de tu plan — como tomar una foto del calendario hoy para ver después cuánto se han movido las cosas.

• Guardar una — abre el menú Baseline ▾ → Set baseline from current schedule. Puedes guardar hasta tres.
• Comparar — activa Baseline para ver barras tenues de «cómo era» detrás de las actuales.
• Ver el desfase — los detalles de una tarea muestran cuántos días se movió (por ejemplo «+3d» significa tres días de retraso).
• Renombrar o eliminar — usa los iconos de lápiz y papelera en el menú de baseline.

Trabajar con Jira

Aquí es donde un plan se conecta al trabajo real. Tres cosas que puedes hacer:

Traer incidencias existentes (Import)

¿Ya tienes incidencias en Jira? Tráelas a tu plan para programarlas en la línea temporal. Ve a Settings → Data → Import from Jira, busca con un filtro, previsualiza y añádelas.

Convertir tu plan en incidencias reales (Send to Jira)

Cuando el plan esté bien, haz clic en Send to Jira. Elige el proyecto y los tipos de incidencia, selecciona qué filas crear, y Preplanning Gantt crea incidencias reales de Jira — manteniéndolas vinculadas a tu plan. Puedes enviar todo, o solo algunas filas seleccionadas.

Mantenerlos sincronizados

Una vez que una tarea está vinculada a una incidencia de Jira, pueden mantenerse actualizadas entre sí:

• Sync on save — tus ediciones en el plan pueden fluir a Jira al guardar.
• Pull from Jira — obtén lo último de Jira si alguien cambió la incidencia allí.
• Needs attention — si algunas tareas se desincronizaron, aparece un botón ↻ Sync para actualizarlas.
• ¿Conflicto? — si lo mismo cambió en ambos lugares, Preplanning Gantt pregunta qué versión conservar.
• Disconnect — desvincula una fila de su incidencia de Jira; la fila permanece en tu plan como borrador.

¿Usas el modo por horas? Consulta la sección de modo por horas — las horas de inicio/fin solo se sincronizan de forma fiable cuando tu administrador de Jira ha configurado datetime custom fields y están asignados en Settings → Jira → Configure Jira fields….

También puedes decidir qué ocurre cuando alguien elimina la incidencia de Jira: desvincular la fila, mostrar una advertencia o eliminar la fila también.

Detalles de tareas y columnas

Haz clic en una tarea para abrir su details panel a la derecha. Allí puedes establecer:

• Nombre, descripción, fechas de inicio y fin
• Assignee, labels, components, priority, status
• Estimate (cuánto trabajo supone)
• Progress — un control deslizante 0–100 % que rellena la barra
• Hito activado/desactivado y un color de barra personalizado
• Sus dependencias (predecessors y successors)

Guarda con el botón Save o Ctrl/⌘+Enter; cierra con Esc.

En la lista de tareas también puedes mostrar columns extra (assignee, dates, status, priority y más). Haz clic en + en la cabecera de columna para elegir cuáles aparecen, y arrastra el borde de columna para redimensionar.

Personas virtuales y estados

Mientras redactas un plan, puedes inventar virtual people (roles, departamentos, marcadores de posición) y virtual statuses (etiquetas de flujo locales del plan) que aún no existen en Jira. Son útiles para talleres y programación temprana — asigna trabajo y colorea el tablero antes de que el equipo o el flujo de trabajo estén definidos.

• Virtual people — añade nombres en Settings → People → Virtual people…. Aparecen en el panel People y el selector de assignee con la etiqueta (virtual).
• Virtual statuses — añade etiquetas en Settings → Display → Virtual statuses…. Úsalas en la columna Status mientras el plan sigue siendo borrador.

Quién está ocupado (panel People)

La franja bajo la línea temporal es un workload heatmap. Muestra, día a día, cuánto tiene cada persona en su plato — para detectar quién está sobrecargado. Las virtual people también aparecen aquí (marcadas (virtual)) mientras planificas; consulta Personas virtuales y estados para qué ocurre al enviar trabajo a Jira.

• Alterna entre number of tasks y hours per day.
• Las celdas más oscuras significan más trabajo.
• Haz clic en una celda para filtrar rápidamente las tareas de esa persona ese día.

Encontrar tareas (búsqueda y filtros)

• Search by name — abre Filter y escribe parte del nombre de una tarea.
• Filter by field — reduce por assignee, status, priority, type, labels, dates y más.
• Filter with JQL — si conoces el lenguaje de consulta de Jira, también puedes usarlo aquí.
• Sort — ordena filas manualmente, o por fecha de inicio o fin.

Colores y apariencia

En Settings → Display puedes hacer el gráfico más fácil de leer:

• Color bars by assignee, issue type, status, hierarchy level, o tus propios colores personalizados.
• Critical path — resalta las tareas que determinan tu fecha de fin; todo lo demás se atenúa.
• Preplanning Gantt sigue automáticamente el light or dark theme de Jira.

Compartir y quién puede ver

Los planes nuevos son private por defecto — solo tú y las personas que invites pueden verlos.

• Owner — la persona que creó el plan; control total, incluido compartir y eliminar.
• Editor — puede cambiar las tareas y ajustes del plan.
• Viewer — puede ver pero no cambiar (verá una insignia View only).

Para compartir, abre ⋯ → Share de la tarjeta del plan y añade personas, grupos o roles de proyecto como View only o Can edit.

Nota: para Send to Jira, una persona necesita permiso para create issues en ese proyecto Jira. Planificar en sí no requiere ese permiso.

Hacer muchas cosas a la vez

¿Necesitas cambiar muchas tareas a la vez? Haz clic en Bulk para activar casillas.

• Selecciona filas (Shift+clic para un rango, Ctrl/⌘+clic de una en una).
• Edit — cambia dates, assignee, status, priority, labels de todas a la vez.
• Delete — elimina varias tareas juntas.
• Disconnect from Jira — desvincula muchas filas sin eliminarlas.

Importar, exportar y plantillas

• Import / export files — trae tareas desde una hoja de cálculo (CSV/XLSX) o exporta tu plan, en Settings → Data.
• Templates — guarda configuraciones comunes de tareas para que las nuevas empiecen rellenadas. Las plantillas pueden compartirse con el equipo o ser personales.
• Personas virtuales y estados — marcadores de posición solo para planificación; permanecen en el Gantt hasta que envíes tareas a Jira, luego se convierten en valores predeterminados de Jira. Consulta Personas virtuales y estados.
• Audit log — ve quién cambió qué y cuándo.

Atajos de teclado

• Undo / Redo — Ctrl/⌘+Z, Ctrl/⌘+Shift+Z
• Indent / Outdent — Tab / Shift+Tab
• Delete a dependency — selecciona su flecha, pulsa Delete
• Cancel a drag or link — Esc
• Save the details panel — Ctrl/⌘+Enter
• See all shortcuts — haz clic en el botón ?

(Los atajos se pausan mientras escribes en un cuadro de texto.)

Preguntas frecuentes

¿Tengo que crear incidencias de Jira?

No. Puedes planificar para siempre y no enviar nada a Jira. Crear incidencias siempre es tu decisión.

¿La planificación arruinará mi backlog de Jira?

No. Nada aparece en Jira hasta que uses Send to Jira. Los planes borrador permanecen separados.

¿Necesito algo especial en Jira para el modo por horas?

Sí, si quieres que las horas se sincronicen con Jira. Tu administrador debe crear campos personalizados Date and time (no solo fecha) y asignarlos en Configure Jira fields…. Consulta modo por horas para la lista completa.

¿Quién puede ver mi plan?

Solo tú, a menos que lo compartas. Los planes nuevos son privados por defecto.

¿Funciona en Jira Data Center / Server?

No — Preplanning Gantt es solo para Jira Cloud.

¿Dónde se almacenan mis datos?

Dentro de tu propio sitio Atlassian Cloud, usando el almacenamiento seguro de apps de Atlassian. Consulta la Política de privacidad.

Si algo sale mal

• Prueba a actualizar la página, o ábrela en una ventana privada/incógnito para descartar extensiones del navegador.
• Comprueba que el plan está realmente conectado a Jira (busca la insignia de Jira en la tarea).
• Si una tarea muestra una advertencia de sincronización, usa Pull from Jira o el botón ↻ Sync.
• ¿Sigues atascado o encontraste un bug real? Ve a la página de soporte.

Para facturación, licencias o problemas de cuenta Jira, contacta con Atlassian Soporte — la app no gestiona eso.