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Ein verständlicher Guide zu Preplanning Gantt. Kein Fachchinesisch — einfach erklärt, wie es geht.

Neu hier? Mit Preplanning Gantt können Sie ein Projekt auf einer Zeitleiste in Jira skizzieren, bevor Sie echte Jira-Vorgänge anlegen. Verschieben Sie Elemente, probieren Sie Ideen aus, bringen Sie den Plan in Form — und machen Sie daraus erst dann echte Arbeit. Stellen Sie sich ein Whiteboard für Ihren Zeitplan vor, direkt neben Ihrem Projekt.

Erste Installation (Admins)

Nach der Installation von Preplanning Gantt aus dem Marketplace sollte ein Jira-Administrator dies einmal einrichten, damit die App in Projekten erscheint und Felder mit Jira synchronisieren kann. App settings ist nur für Admins verfügbar.

1. Öffnen Sie Apps → Preplanning Gantt (globale App-Seite).
2. Klicken Sie auf App settings.
3. Öffnen Sie den Tab Access & mapping.
4. Unter Per-project settings das Projekt finden, in dem die App erscheinen soll, und Show in project aktivieren. Solange das aus ist, bleibt der Tab Preplanning Gantt in diesem Projekt verborgen.
5. Für dieses Projekt Edit template… öffnen und Preplanning-Gantt-Felder auf Jira-Felder mappen (Start-/Enddatum, Summary, Assignee und weitere Felder für Send to Jira / Sync / Import). Neue Pläne in diesem Projekt nutzen dieses Mapping.
6. Optional: einem Project Lead (oder anderen Nicht-Admins) erlauben, Feld-Mappings zu bearbeiten — für das Projekt Mapping access… öffnen (oder den Site-Default unter Per-plan field mapping access setzen) und bestimmte Benutzer oder Gruppen freigeben. Standardmäßig dürfen nur Jira-Administratoren Mappings ändern.

Auf demselben Tab können Sie mit Edit site default mapping… auch ein site-weites Default-Mapping setzen; ein Projekt-Template überschreibt es für neue Pläne in diesem Projekt.

Admin-Setup fertig? Weiter mit Erste Schritte, um den ersten Plan anzulegen.

Erste Schritte

Sie können Preplanning Gantt an zwei Stellen öffnen:

• Im Projekt — suchen Sie den Tab Preplanning Gantt in Ihrem Jira-Projekt. Dort sehen Sie die Pläne dieses Projekts.
• Über das Apps-Menü — die globale Preplanning Gantt-Seite zeigt alle Ihre Pläne, gruppiert nach Projekt.

Erstellen Sie Ihren ersten Plan:

1. Öffnen Sie den Tab Preplanning Gantt und klicken Sie auf + Neuer Plan.
2. Geben Sie ihm einen Namen (und optional eine kurze Beschreibung).
3. Der Plan öffnet sich. Fügen Sie Ihre erste Aufgabe hinzu und beginnen Sie, Elemente auf der Zeitleiste zu verschieben.

Machen Sie sich keine Sorgen um Perfektion — ein Plan ist ein Entwurf, den Sie jederzeit ändern können, und er legt keine Jira-Vorgänge an, bis Sie es entscheiden.

Sehen Sie den Tab Preplanning Gantt im Projekt nicht? Ein Admin muss Show in project aktivieren — siehe Erste Installation (Admins).

Mit Plänen arbeiten

Ein Plan ist eine Zeitleiste — meist ein Projekt, Release oder eine Initiative. Sie können beliebig viele haben.

• Plan öffnen — klicken Sie auf die Karte. Beim nächsten Mal kehrt der zuletzt geöffnete Plan automatisch zurück.
• Umbenennen oder Beschreibung bearbeiten — klicken Sie auf das Menü ⋯ auf der Plankarte → Umbenennen (nur Eigentümer).
• Plan löschen — ⋯ → Löschen. Sie erhalten eine Warnung mit der Anzahl der enthaltenen Aufgaben.
• Favorit markieren — klicken Sie auf den Stern (☆) auf einer Karte, um sie unter dem Tab Markiert anzuheften.
• Zuletzt geöffnet — die globale Seite zeigt eine Reihe kürzlich geöffneter Pläne.
• Zurück zur Liste — klicken Sie beim Bearbeiten oben links auf ← Alle Pläne.

Aufgaben hinzufügen & organisieren

Aufgaben sind die Zeilen in Ihrem Plan. Jede Zeile wird ein Balken auf der Zeitleiste.

• Aufgabe hinzufügen — klicken Sie unter der Liste auf + Aufgabe hinzufügen, oder fahren Sie über eine Zeile und klicken Sie auf +, um eine Aufgabe darunter hinzuzufügen (Unteraufgabe).
• Auf der Zeitleiste hinzufügen — klicken Sie auf einen leeren Bereich in der Datums-Spur einer Zeile, und eine neue Aufgabe erscheint mit diesen Terminen.
• Checkliste / Hierarchie erstellen — Aufgaben können Unteraufgaben haben. Eine Aufgabe mit Kindern wird eine Sammelzeile, die sie gruppiert.
• Einrücken / Ausrücken — wählen Sie eine Aufgabe und drücken Sie Tab, um sie unter die Zeile darüber zu schieben, oder Umschalt+Tab, um sie wieder herauszunehmen.
• Neu anordnen — stellen Sie die Sortierung auf Manuell und ziehen Sie Zeilen nach oben oder unten.
• Meilensteine — markieren Sie eine Aufgabe als Meilenstein (ein wichtiges Datum, als Raute ◆ dargestellt) im Detailpanel.
• Einklappen / Ausklappen — klicken Sie auf ▼ neben einer Sammelzeile oder nutzen Sie die Schaltfläche ▲/▼, um alles auf einmal zu falten.

Die Zeitleiste

Die rechte Seite ist die Kalenderansicht. Balken zeigen, wann jede Aufgabe stattfindet.

• Aufgabe verschieben — ziehen Sie die Mitte des Balkens nach links oder rechts.
• Dauer ändern — ziehen Sie den linken oder rechten Rand des Balkens.
• Vergrößern oder verkleinern — nutzen Sie Zoom für Tag, Woche, Monat und Quartal. Stunde erscheint nur, wenn der Stundenmodus aktiv ist.
• Zu heute springen — klicken Sie auf Heute. Eine vertikale Linie markiert den aktuellen Tag.
• Ziehen abbrechen — drücken Sie beim Ziehen Esc, um sofort rückgängig zu machen.
• Wochenenden & Feiertage — arbeitsfreie Tage sind grau schattiert, und Sie können sie vollständig ausblenden (siehe Kalender unten).

Fehler gemacht? Nutzen Sie oben Rückgängig (↶) und Wiederholen (↷) oder drücken Sie Strg/⌘+Z.

Stundenmodus (Zeitgenauigkeit)

Standardmäßig nutzen Aufgaben nur Daten — „beginnt Montag, endet Freitag.“ Aktivieren Sie Zeitgenauigkeit / Stundenmodus unter Einstellungen → Anzeige, wenn Sie mehr Detail brauchen: „beginnt Montag um 9:00, endet Mittwoch um 17:30.“

• Aktivieren — Einstellungen → Anzeige → Zeitgenauigkeit / Stundenmodus aktivieren.
• Stundenzoom — nach der Aktivierung erscheint die Option Stunde unter Zoom. Beim Ziehen rasten Balken auf Stunden ein.
• Tageszoom funktioniert weiter — in der Tagesansicht sehen und behalten Sie beim Verschieben weiterhin konkrete Zeiten.
• Aufgabendetails — Start- und Endfelder zeigen Datums-und Zeitauswahl statt nur Datum.

Der Stundenmodus eignet sich für Übergaben am selben Tag, Schichtarbeit oder alles kürzer als ein ganzer Tag. Wenn Sie nur in ganzen Tagen planen, lassen Sie ihn aus — das ist einfacher.

Aufgaben verknüpfen (Abhängigkeiten)

Eine Abhängigkeit ist eine Regel, die besagt: „Diese Aufgabe hängt von jener ab.“ Beispiel: Sie können die Wand nicht streichen, bevor sie gebaut ist.

Verknüpfung erstellen: Modus auf Abhängigkeiten stellen, über einen Balken fahren, bis Ankerpunkte erscheinen, dann von einem Balken zum anderen ziehen.

Es gibt vier Verknüpfungsarten. In einfachen Worten:

• Ende → Start (FS) — am häufigsten. B beginnt nach dem Ende von A. („Bauen, dann streichen.“)
• Start → Start (SS) — B beginnt, wenn A beginnt. („Beide starten gemeinsam.“)
• Ende → Ende (FF) — B endet, wenn A endet. („Beide enden gemeinsam.“)
• Start → Ende (SF) — selten. B kann nicht enden, bevor A beginnt.

Sie können auch Verzögerung hinzufügen — eine Lücke in Tagen, z. B. „2 Tage nach Ende der anderen starten.“ Zum Ändern oder Entfernen einer Verknüpfung klicken Sie auf den Pfeil und drücken Entf, oder öffnen Sie das Detailpanel der Aufgabe und bearbeiten Vorgänger / Nachfolger.

Automatische Terminplanung

Preplanning Gantt kann verknüpfte Aufgaben beim Verschieben automatisch anpassen, damit Ihr Plan konsistent bleibt. Wie aggressiv das ist, wählen Sie unter Einstellungen → Planung:

• Aus — Verknüpfungen werden nur als Pfeile gezeichnet; nichts bewegt sich automatisch.
• Vorwärts — schieben Sie eine Aufgabe nach hinten und sie würde etwas überlappen, das davon abhängt, verschiebt sich der Nachfolger ebenfalls. (Nichts wird früher gezogen.)
• Strikt — verknüpfte Aufgaben bleiben ohne Lücken eng verbunden.
• Gruppe — verschieben Sie eine Aufgabe und alles Verknüpfte verschiebt sich um denselben Betrag, wie ein Waggonzug.

Zwei weitere hilfreiche Optionen:

• Elterntermine — Sammelzeile automatisch über ihre Kinder erstrecken lassen.
• Kinder mit Eltern verschieben — Sammelzeile ziehen und alle Unteraufgaben kommen mit.

Kalender & Arbeitstage

Preplanning Gantt weiß, dass Menschen an Wochenenden und Feiertagen nicht arbeiten — Dauern entsprechen dem echten Leben.

• Arbeitstage der Woche — unter Einstellungen → Planung Mo–So ein- oder ausschalten.
• Plan-Feiertage — freie Tage nur für diesen Plan hinzufügen.
• Projekt-Feiertage — freie Tage für alle Pläne eines Projekts, über Projekt-Feiertage… in der Planliste.
• Nur Arbeitstage anzeigen — blendet Wochenend- und Feiertagsspalten aus für eine kompaktere Zeitleiste.

Baselines (vorher & nachher)

Eine Baseline ist ein gespeicherter Snapshot Ihres Pläne — wie ein Foto des Zeitplans heute, um später zu sehen, wie viel sich verschoben hat.

• Speichern — Menü Baseline ▾ öffnen → Baseline aus aktuellem Zeitplan setzen. Bis zu drei möglich.
• Vergleichen — Baseline aktivieren, um blasse „wie es war“-Balken hinter den aktuellen zu sehen.
• Abweichung sehen — Aufgabendetails zeigen, um wie viele Tage sie sich verschoben hat (z. B. „+3d“ = drei Tage zu spät).
• Umbenennen oder löschen — Stift- und Papierkorb-Symbole im Baseline-Menü nutzen.

Mit Jira arbeiten

Hier verbindet sich ein Plan mit echter Arbeit. Drei Möglichkeiten:

Bestehende Vorgänge einbinden (Import)

Haben Sie bereits Vorgänge in Jira? Ziehen Sie sie in Ihren Plan, um sie auf der Zeitleiste zu terminieren. Gehen Sie zu Einstellungen → Daten → Import aus Jira, suchen Sie mit Filter, Vorschau ansehen und hinzufügen.

Plan in echte Vorgänge umwandeln (An Jira senden)

Wenn der Plan passt, klicken Sie auf An Jira senden. Wählen Sie Projekt und Vorgangstypen, entscheiden Sie, welche Zeilen angelegt werden, und Preplanning Gantt erstellt echte Jira-Vorgänge — verknüpft mit Ihrem Plan. Sie können alles oder nur ausgewählte Zeilen senden.

Synchron halten

Ist eine Aufgabe mit einem Jira-Vorgang verknüpft, können beide synchron bleiben:

• Sync beim Speichern — Ihre Änderungen im Plan können beim Speichern nach Jira fließen.
• Aus Jira abrufen — Neuestes aus Jira holen, wenn jemand den Vorgang dort geändert hat.
• Erfordert Aufmerksamkeit — sind Aufgaben auseinander gelaufen, erscheint ↻ Sync zum Aktualisieren.
• Konflikt? — hat sich dasselbe an beiden Stellen geändert, fragt Preplanning Gantt, welche Version behalten wird.
• Trennen — Zeile vom Jira-Vorgang lösen; die Zeile bleibt als Entwurf im Plan.

Stundenmodus nutzen? Siehe Abschnitt Stundenmodus — Start-/Endzeiten synchronisieren zuverlässig nur, wenn Ihr Jira-Admin Datetime-Benutzerfelder eingerichtet und sie unter Einstellungen → Jira → Jira-Felder konfigurieren… zugeordnet hat.

Sie können auch festlegen, was passiert, wenn jemand den Jira-Vorgang löscht: Zeile trennen, Warnung anzeigen oder Zeile ebenfalls entfernen.

Aufgabendetails & Spalten

Klicken Sie eine Aufgabe, um das Detailpanel rechts zu öffnen. Dort können Sie festlegen:

• Name, Beschreibung, Start- und Enddatum
• Bearbeiter, Labels, Components, Priorität, Status
• Schätzung (Umfang der Arbeit)
• Fortschritt — ein 0–100%-Schieberegler, der den Balken füllt
• Meilenstein ein/aus und individuelle Balkenfarbe
• Abhängigkeiten (Vorgänger und Nachfolger)

Speichern mit Speichern oder Strg/⌘+Eingabe; schließen mit Esc.

In der Aufgabenliste können Sie zusätzliche Spalten anzeigen (Bearbeiter, Termine, Status, Priorität usw.). Klicken Sie auf + in der Spaltenüberschrift zur Auswahl und ziehen Sie den Spaltenrand zum Vergrößern.

Virtuelle Personen & Status

Beim Entwerfen können Sie virtuelle Personen (Rollen, Abteilungen, Platzhalter) und virtuelle Status (planlokale Workflow-Bezeichnungen) erfinden, die in Jira noch nicht existieren. Nützlich für Workshops und frühe Terminplanung — Arbeit zuweisen und Board einfärben, bevor Team oder Workflow feststehen.

• Virtuelle Personen — Namen unter Einstellungen → Personen → Virtuelle Personen… hinzufügen. Sie erscheinen im Personen-Panel und Bearbeiter-Picker mit Label (virtuell).
• Virtuelle Status — Bezeichnungen unter Einstellungen → Anzeige → Virtuelle Status… hinzufügen. In der Statusspalte nutzen, solange der Plan ein Entwurf ist.

Wer ist ausgelastet (Personen-Panel)

Der Streifen unter der Zeitleiste ist eine Auslastungs-Heatmap. Tag für Tag zeigt sie, wie viel jede Person hat — so erkennen Sie Überlastung. Virtuelle Personen erscheinen hier ebenfalls (markiert (virtuell)); siehe Virtuelle Personen & Status, was beim Senden nach Jira passiert.

• Wechseln zwischen Anzahl Aufgaben und Stunden pro Tag.
• Dunklere Zellen bedeuten mehr Arbeit.
• Klicken Sie eine Zelle, um schnell die Aufgaben dieser Person an diesem Tag zu filtern.

Aufgaben finden (Suche & Filter)

• Nach Name suchen — Filter öffnen und Teil eines Aufgabennamens eingeben.
• Nach Feld filtern — eingrenzen nach Bearbeiter, Status, Priorität, Typ, Labels, Terminen usw.
• Mit JQL filtern — wenn Sie Jiras Abfragesprache kennen, können Sie sie hier nutzen.
• Sortieren — Zeilen manuell oder nach Start- oder Enddatum ordnen.

Farben & Darstellung

Unter Einstellungen → Anzeige können Sie das Diagramm lesbarer machen:

• Balken einfärben nach Bearbeiter, Vorgangstyp, Status, Hierarchieebene oder eigenen Farben.
• Kritischer Pfad — Aufgaben hervorheben, die das Enddatum bestimmen; alles andere wird gedimmt.
• Preplanning Gantt folgt automatisch Jiras Hell- oder Dunkeltheme.

Freigabe & wer sieht was

Neue Pläne sind standardmäßig privat — nur Sie und eingeladene Personen sehen sie.

• Eigentümer — wer den Plan erstellt hat; volle Kontrolle inkl. Freigabe und Löschen.
• Bearbeiter — kann Aufgaben und Einstellungen des Pläne ändern.
• Betrachter — kann ansehen, aber nicht ändern (Badge Nur Ansicht).

Zum Teilen auf der Plankarte ⋯ → Teilen öffnen und Personen, Gruppen oder Projektrollen als Nur Ansicht oder Kann bearbeiten hinzufügen.

Hinweis: für An Jira senden braucht eine Person die Berechtigung, Vorgänge anzulegen in diesem Jira-Projekt. Planen selbst erfordert das nicht.

Viele Dinge auf einmal erledigen

Viele Aufgaben gemeinsam ändern? Klicken Sie Massenbearbeitung, um Kontrollkästchen zu aktivieren.

• Zeilen wählen (Umschalt+Klick für Bereich, Strg/⌘+Klick einzeln).
• Bearbeiten — Termine, Bearbeiter, Status, Priorität, Labels für alle auf einmal ändern.
• Löschen — mehrere Aufgaben gemeinsam entfernen.
• Von Jira trennen — viele Zeilen lösen, ohne sie zu löschen.

Import, Export & Vorlagen

• Dateien importieren / exportieren — Aufgaben aus Tabellen (CSV/XLSX) importieren oder Plan exportieren, unter Einstellungen → Daten.
• Vorlagen — häufige Aufgaben-Setups speichern, damit neue Aufgaben vorausgefüllt starten. Vorlagen teamweit teilen oder persönlich behalten.
• Virtuelle Personen & Status — nur für Planung; bleiben im Gantt, bis Sie Aufgaben nach Jira senden, dann Jira-Standardwerte. Siehe Virtuelle Personen & Status.
• Audit-Protokoll — wer was wann geändert hat.

Tastenkürzel

• Rückgängig / Wiederholen — Strg/⌘+Z, Strg/⌘+Umschalt+Z
• Einrücken / Ausrücken — Tab / Umschalt+Tab
• Abhängigkeit löschen — Pfeil wählen, Entf drücken
• Ziehen oder Verknüpfung abbrechen — Esc
• Detailpanel speichern — Strg/⌘+Eingabe
• Alle Kürzel anzeigen — Schaltfläche ? klicken

(Kürzel pausieren, während Sie in ein Textfeld tippen.)

Häufige Fragen

Muss ich Jira-Vorgänge anlegen?

Nein. Sie können ewig planen und nie etwas nach Jira senden. Vorgänge anlegen ist immer Ihre Entscheidung.

Verdirbt Planen meinen Jira-Backlog?

Nein. In Jira erscheint nichts, bis Sie An Jira senden nutzen. Entwurfspläne bleiben getrennt.

Brauche ich in Jira etwas Besonderes für den Stundenmodus?

Ja, wenn Zeiten mit Jira synchronisieren sollen. Ihr Admin muss Datum und Uhrzeit als benutzerdefinierte Felder anlegen (nicht nur Datum) und in Jira-Felder konfigurieren… zuordnen. Siehe Stundenmodus für die vollständige Checkliste.

Wer kann meinen Plan sehen?

Nur Sie, außer Sie teilen ihn. Neue Pläne sind standardmäßig privat.

Funktioniert es mit Jira Data Center / Server?

Nein — Preplanning Gantt ist nur für Jira Cloud.

Wo werden meine Daten gespeichert?

In Ihrer eigenen Atlassian Cloud-Site, in Atlassians sicherem App-Speicher. Siehe Datenschutzerklärung.

Wenn etwas schiefgeht

• Seite neu laden oder in privatem/Inkognito-Fenster öffnen, um Browser-Erweiterungen auszuschließen.
• Prüfen, ob der Plan wirklich mit Jira verbunden ist (Jira-Badge an der Aufgabe).
• Zeigt eine Aufgabe eine Sync-Warnung, nutzen Sie Aus Jira abrufen oder ↻ Sync.
• Immer noch hängen oder echter Bug? Zur Support-Seite.

Bei Abrechnung, Lizenzen oder Jira-Kontoproblemen Atlassian Support kontaktieren — die App bearbeitet das nicht.